Как подготовить и оформить презентацию

Екатерина Меньшикова
Екатерина Меньшикова
Как научиться делать презентации и не убить на подготовку слишком много нервов и времени.
Екатерина Меньшикова
Екатерина Меньшикова
интернет-маркетолог
Мы постоянно проводим внутренние мероприятия и активно участвуем во внешних, поэтому навык публичных выступлений очень важен для наших сотрудников. Большинство людей не рождаются с суперспособностью готовить классные презентации и уверенно держаться перед аудиторией. Я разработала для коллег гайд, выстраданный на собственном опыте. Делюсь им с вами.


Зачем нужны презентации?


Когда готовишь первый доклад, об этом обычно не задумываешься. На работе поручили — надо выступить. А презентация кажется просто визуальным сопровождением речи. На самом деле это:


  • — способ донести свои мысли наиболее полно и в максимально удобном для всех формате (текст, графика, медиа, пояснения и ответы на вопросы);
  • — инструмент PR и маркетинга, который поможет просто и наглядно рассказать о проекте, мотивировать слушателей совершить целевое действие;
  • — эффективный способ поделиться своим опытом и (возможно, самое главное) упорядочить собственные знания.

Какие ошибки совершаем мы (и не только мы)


100500 слайдов и бесконечные правки. Открываем PowerPoint и сразу начинаем начинаем делать слайды. Получается огромная «портянка» на 80 слайдов, большую часть из которых потом приходится бесконечно и мучительно удалять. В итоге время, потраченное на разработку 20-минутной презентации, оказывается непропорционально огромным, а на выступлении спикер путается и теряется. 


Затянутое начало и стремительный финал. Спикер долго и пространно подводит к общей идее. Много времени уделяется общим словам, общеизвестным определениям и рассуждениям об актуальности темы. К тому времени, когда нужно рассказывать самое интересное, слушатели уже теряют интерес к докладу и желание воспринимать информацию. 


Недолет и перелет. Спикер не укладывается в тайминг. При «перелете» спикер долго и подробно комментирует первые слайды, и за время, отведенное на весь доклад, успевает рассказать в лучшем случае половину. Все остальное приходится рассказывать очень быстро (а то и вообще не рассказывать). «Недолет» еще более опасен. Возникает неловкая пауза. Слушатели теряются, не понимая, что происходит и чем себя занять...


Если идет линейная программа на одной площадке, это чревато провалом всего мероприятия. Пример: на одном из наших семинаров спикер рассказал 45-минутный доклад за 20 минут. Объявили кофе-брейк, но столы были еще не накрыты. Участники начали просто уходить. Ошибка одного спикера могла испортить все: несколько месяцев подготовки и ресурсы, вложенные в анонсирование и организацию мероприятия. Один из вариантов исправления ситуации — просить задавать вопросы и как можно подробнее на них отвечать. Но лучше таких ситуаций не допускать.


Чтение с экрана. Спикер разворачивается спиной к залу и читает текст презентации с экрана: я видела множество докладчиков, которые на протяжении всего выступления смотрели на презентацию, а не на слушателей. Можно еще несколько абзацев порассуждать на тему зрительного контакта и о том, как это важно, но по-моему, очевидно, что стоять спиной и даже боком к слушателям  — это плохо.  Если без шпаргалки совсем никак, лучше взять с собой ноутбук, планшет или смартфон и подглядывать туда.


«И тут Остапа понесло». От волнения спикер уходит в сторону от темы, говорит то, что не планировал, с ужасом наблюдает за происходящим со стороны, но не может остановиться. Лично у меня такое однажды было (думаю, что и не у меня одной). Кстати говоря, эту ошибку многие слушатели даже не замечают, находясь в полной уверенности, что все так и задумано.  


Как всего этого избежать?


Маркетинговый подход


Презентация — просто еще один инструмент маркетинговых коммуникаций. При её подготовке можно и нужно использовать тот же порядок действий, что и при разработке рекламного буклета или коммерческого предложения. Мой опыт показывает, что если последовательно и не торопясь разработать структуру презентации, то и выступать будет значительно проще, будет меньше волнения, а самое главное — готовый доклад понравится слушателям (а это, как ни крути, самое важное). Для этого достаточно ответить на четыре простых вопроса: для кого, как, о чем и с какой целью вы собираетесь выступить.   


  1. Для кого? Нужно выяснить возраст, уровень знаний и лояльности слушателей. От этого будет зависеть содержание и форма подачи информации. Вы выступаете перед коллегами, которые в теме, или перед зелеными студентами? Слушатели пришли на небольшой платный семинар, или это большая конференция, где за внимание аудитории придется побороться? 
  2. Как? Собираем требования. Как долго должна длиться презентация? С какими докладами выступают другие спикеры? С какими выступали на подобных мероприятиях в прошлом? Чего ждут слушатели — серьезной лекции или веселых историй из жизни? Есть ли технические требования к презентации?
  3. О чем? Формулируем тему и краткий анонс (дескриптор). От этого зависит, захотят ли слушатели прийти на ваше выступление. Тему доклада сформулируйте максимально конкретно. «Мой опыт управления проектами» — никому не интересно. «Как минимизировать риски в управлении высоконагруженными проектами» — слушатели сразу поймут, о чем пойдет речь.

    Дескриптор — анонс с описанием краткого содержания презентации. Он должен отвечать на вопрос — как ваш доклад поможет аудитории принять правильное решение? Ведь именно для этого мы и посещаем конференции, митапы и мастер-классы: пытаемся перенять чужой опыт, чтобы сэкономить собственное время и деньги.

  4. С какой целью? Какое целевое действие должны совершить слушатели после доклада? Купить ваш продукт, отправить резюме в вашу компанию, попросить ваши контакты, подойти в перерыве с вопросами, написать в соцсетях о классном спикере?

Все вопросы взаимосвязаны. Ответы на них — заготовка для структуры будущего доклада.

 Информировать   Мотивировать   Помочь принять решение 
 Презентация — один из   способов донесения   информации.
 8 причин, почем вам нужно  научиться делать презентации.  Как научиться делать презентации и не   убить на подготовку слишком много     нервов и времени.     



Создаем структуру


Число слайдов в презентации зависит от тайминга выступления. Как правило, эта цифра варьируется от 10 до 30 — большее количество сложно воспринимать. Однако перед тем, как приступить к их подготовке, разработайте структуру доклада. 


Основные блоки структуры:
  • Вступление (Краткая история, без которой контекст дальнейших рассуждений непонятен)
  • Проблема (Почему описываемая ситуация требует внимания)
  • Решение (Какие варианты решений этой ситуации есть? Есть ли у вас
  • собственный вариант и как вы к нему пришли?
  • Заключение (Какие выводы из этого? Что вы предлагаете по этому поводу?)

От 10 до 30 — оптимальное количество слайдов в презентации. Их может быть и больше, но важно выдержать правильную пропорцию: блоки с описанием проблемы и решения этой проблемы должны занимать не менее 50% от общего содержания. 


Детализируем информацию


Чтобы упорядочить мысли, нужно написать сценарий доклада или нарисовать mindmap, это уж кому как удобно. У меня, как правило, это просто текстовый файл, в котором прописаны основные тезисы выступления. Как раз туда можно будет подглядывать на самом выступлении, чтобы не поворачиваться спиной к слушателям и не заглядывать в презентацию. 

Затем я делаю детализацию по слайдам — оцениваю соотношение каждого тезиса и количества слайдов, которые планирую ему посвятить. Он поместится в один слайд или его нужно разбить на несколько либо, наоборот, объединить два-три тезиса в одном слайде?

Используйте цифры, списки, схемы, диаграммы. Старайтесь избегать больших блоков текста. Их место — в сценарии, куда можно подглядывать, но нельзя заставлять слушателей читать с экрана целые абзацы. Они пришли слушать, а не читать. 


Добавляем истории


Доклады всегда лучше воспринимаются, если разбавить описание реальными историями и примерами из жизни. Один мой знакомый однажды сказал: как только у человека появляется потребность не только получать опыт, но и делиться им, это значит, что он достиг в своем развитии определенной точки роста. Представьте себе емкость, которая все время наполняется водой. Вода — наши знания и опыт. Когда мы делимся своими ошибками и победами с другими людьми, воды не становится меньше, просто увеличивается объем самой емкости. И мы можем заполнять ее снова и снова: новыми знаниями, эмоциями и впечатлениями.  


10 советов по оформлению от наших дизайнеров


  1. Особого внимания заслуживает дизайн обложки с темой доклада и дескриптором. Это отправная точка продвижения. Здесь будут хороши полноэкранные фоновые картинки.
  2. Чтобы упорядочить слайды, можно сгруппировать их по разделам. Желательно, чтобы каждый новый блок начинался с так называемого «слайда-перебивки». Это поможет визуально отделить разделы друг от друга.
  3. Для оживления презентации используйте эффект пульсации — все слайды не должны быть одинаковыми по композиции.
  4. И обилие, и отсутствие текста одинаково плохи. Все должно быть в меру. Некоторые наши спикеры размещали на слайдах длинные определения из «Википедии». Другие делали презентации из одних картинок, не связанные общей идеей. Оптимально размещать текст на 6 воображаемых линиях.
  5. Сплошные заглавные буквы снижают читабельность текста.
  6. Используйте инфографику — цифры, диаграммы, анимированные элементы. Это простой способ наглядно показать сложные явления или процессы.
  7. Придерживайтесь единого стиля.
  8. Изображения должны иллюстрировать содержание слайдов и усиливать основную идею.
  9. С определенной периодичностью повторяйте крупные планы для привлечения внимания: виджеты, графики, иконки.
  10. Но не перегружайте презентацию вырвиглазными цветами и графическими элементами. Они не должны мешать восприятию информации. Лучше разумный минимализм, когда все на своих местах и проще сосредоточиться на смысле.

Шрифты для презентации

Helvetica, Open Sans, Roboto — по версии интернет-агентства Texterra,

Aileron Heavy, DejaVu Sans Bold, Exo 2 Black — для проектора,

Clear Sans Thin, Exo 2 Light — для ноутбуков и смартфонов (по версии сервиса canva.com)


Побеждаем волнение


Близится час Х... Важный этап — подготовка к самому публичному выступлению. Можно сделать классный доклад, но не суметь его достойно презентовать: волнение и сбивчивая речь испортят весь эффект. Как мы боремся с этим?


Правило двух репетиций. А лучше трех: первая — перед котом, вторая — перед любым человеком, который согласен слушать, третья — генеральная. Очень помогает аудио- или видеозапись репетиции. Это помогает оценить себя со стороны, увидеть в речи слова-паразиты, понять, укладываетесь ли вы в тайминг. Наша система подготовки спикеров включает в себя минимум две репетиции: одна — для себя, другая — прогон перед коллегами.


«Зоопарк». Большинство людей, включая меня саму, перед выходом на сцену охватывает паника. Начинает колотиться сердце, перехватывает дыхание... Справиться с этой реакцией мне помогает прием, которому я научилась на курсах ораторского искусства. 

Выходя на сцену, человек часто чувствует себя животным в зоопарке — ты стоишь на сцене, как обезьянка в клетке, и на тебя все смотрят. Хочется бросить кликер и убежать далеко-далеко, залезть под одеяло и сидеть там неделю. У меня все было именно так, но специалист по ораторскому искусству предложила мне перевернуть ситуацию наоборот и представить, что это я пришла в зоопарк и разглядываю людей в зале. Этот маленький секрет значительно улучшил мое психологическое состояние и помог справляться с паникой (хотя я по-прежнему нервничаю).   


Практика. Да, волнение никуда не уходит ни после пятого, ни после десятого выступления. Но навык публичных выступлений прекрасно тренируется. Каким бы ни был ваш стартовый уровень, готовьтесь и выступайте. С каждой новой презентацией ваше умение держаться на публике будет расти, а с каждой новой презентацией будет получаться доносить мысли все более четко и интересно.