Как стартап сэкономил 1,6 млн рублей за счет внедрения Битрикс24

Пока все паникуют по поводу короновируса, мы накатали для вас подробный гайд о том, как перевести все процессы в небольшой компании в онлайн. Опытом делится наш специалист по внедрению CRM Петр Егоров. Самоизолируйтесь и не благодарите.

По статистике не более 10% стартапов «выстреливают». Чтобы повысить шансы на успех, важно минимизировать накладные расходы. Сегодня мы расскажем, как сэкономили компании, оказывающей услуги по 3D-моделированию, 1 605 120 рублей на открытие и содержание бизнеса.

 Клиент и задачи

К нам обратились несколько специалистов по 3D-графике, которые уже около 8 лет работают в этом направлении и решили открыть свою компанию. На первоначальном этапе речь шла только о покупке лицензии Битрикс24 и настройке CRM.

Аналитика выявила, что система будет использоваться для управления не только взаимоотношениями с клиентами, но и проектами в целом. Мы предложили решение по созданию единого информационного пространства, чтобы работа с проектами была максимально прозрачна — начиная от поступления заявки и заканчивая подписанием акта выполненных работ.

В первую очередь для клиентов мы решили внедрить методологию управления проектами Scrum. А также настроить правильную работу с задачами и проектами в системе Битрикс24.

В регламенте компании прописан следующий порядок работ:

• При выполнении нового заказа изначально разрабатывается техническое задание. Его готовит менеджер проекта. Согласовывает работу в первую очередь арт-директор компании, а потом уже клиент.
• На основании технического задания разрабатывается макет (чертёж) в программе Autocad, который также согласовывается с арт-директором.
• Далее на основании чертежа создается полноценная 3D-модель, поступает на согласование арт-директору и менеджеру проекта.
• Последний этап — Post Production, или конечная стадия обработки продукта.
• Готовая работа отправляется заказчику.

Также необходимо вести в едином информационном пространстве всю документацию по проекту.

Решение

Теперь рассмотрим, как данный регламент работ реализован в Битрикс24.

При поступлении заказа в компанию, прежде всего, создаётся новый проект.

Он имеет тип «Внешний проект», так как в него можно приглашать сотрудников со стороны заказчика. Это позволит вести проект в едином информационном пространстве не только в рамках компании, но и в рамках взаимосвязей с клиентом.

Далее при создании проекта осуществляются следующие настройки: необходимо указать руководителя проекта и пригласить всех сотрудников, которые будут в нём участвовать (архитекторы, дизайнеры, арт-директор).

В поле «Пригласить внешних пользователей» необходимо выслать приглашение по e-mail для заказчика, чтобы ответственные лица со стороны клиента также участвовали в проекте.

В проекте указываются сроки — Deadline.

Далее необходимо произвести более детальные настройки нового проекта в Битрикс24.

Только что мы создали внешний проект и сделали все необходимые настройки:

Рассмотрим по отдельности каждый раздел созданного проекта.

Начнем с раздела Wiki. Он служит для хранения информации: технических требований проекта, регламента работ и прочего. Для примера мы занесем в Wiki регламент работ по проекту.

Теперь, когда участник проекта перейдёт во вкладку Wiki, у него сразу откроется регламент работ по проекту.

Далее разберём вкладку «Диск».

Диск — это место, где будет храниться вся документация с рабочими файлами именно по данному проекту.

Создадим несколько папок:

Первая папка — “Договоры”.

После того как мы создали папку, необходимо настроить права доступа к ней.

К данной папке доступ будет иметь руководитель проекта и генеральный директор.

С помощью кнопки «Добавить ещё» добавляем необходимых пользователей и выбираем для них права доступа.

Далее добавим файл «Договор на техническое задание» в папку договора.

Выбираем файл на персональном ПК и добавляем в папку.

Теперь договор находится в проекте «Дом на набережной» и загружен в диск проекта в папку договора. На данный файл также можно сделать публичную ссылку и просматривать его онлайн без скачивания на ПК.

В эту папку руководителю проекта нужно будет загружать все документы, относящиеся к договорам (договоры, акты, счета).

Далее создадим папку с названием «Чертежи».

В нее архитектор будет выкладывать свои работы в формате dwg (Autocad).

Данную папку также может просматривать сам заказчик, поэтому в дальнейшем нет необходимости пересылать на почту клиента все работы. У него всегда есть доступ к материалам, за которые он заплатил.

Затем создадим папку с названием «3D Max».

В ней будут храниться проекты, сделанные в 3D-модели.

Следующая папка — “Техническое задание”.

В ней должны храниться документы, связанные с техническим заданием. Архитектор проекта и 3D-специалист всегда могут найти в данной папке любые уточняющие материалы по проекту.

И последняя папка имеет название Post Production.

В ней хранятся законченные выполненные проекты.

В итоге в проекте имеется полная документальная база со всеми юридическими документами и выполненными работами.

В календарь необходимо заводить все события, связанные с данным проектом.

Например:

Проведение онлайн-встречи с заказчиком.
Добавим в календарь событие под названием «Онлайн-встреча».

В данное событие добавляем всех участников встречи.

Любые коллективные мероприятия и обсуждения проекта всегда должны заноситься в календарь проекта.

В личные календари участников события также будет внесена запись.

Далее разберём одну из самых важных вкладок — “Задачи”.

В задачах ведутся все работы, связанные с проектами. Так как в компании используется методология SCRUM, работа по проекту разбивается на N количество этапов.

Первый — это разработка технического задания. Ответственный за неё — руководитель проекта. Работу принимает заказчик, которого мы ранее добавили в данную группу. Техническое задание разрабатывается на основании брифа. Он должен быть добавлен в папку “Техническое задание”.

Настройки задачи.

Заголовок: Техническое задание

Описание: Файл ТЗ (в слово «файл” вставляем ссылку на документ брифа из папки “Техническое задание»)

Далее выставляем следующие настройки:

Обязательно указываем крайний срок!

Далее привязываем к задаче компанию-заказчика из CRM и ставим галочку в строке «Учёт рабочего времени».

Только что мы создали задачу в рамках проекта. Теперь, если мы зайдем во вкладку «Задачи”, то можем увидеть данную задачу в представлении списка. Далее мы настроим рабочее пространство для руководителя проекта в формате “Мой план».

“Мой план” — персональный канбан для каждого сотрудника, который настраивается индивидуально исходя из специфики должностных обязанностей.

Данные стадии настраиваются с помощью иконки «+».

У руководителя проекта следующие стадии работы:

• новые задачи
• в работе
• на утверждении
• выполнены

Перенесем данные стадии в Битрикс24.

По умолчанию все новые задачи попадают на стадию «Новые».

Далее карточку задачи можно двигать на следующие стадии.

Приступим к выполнению ранее поставленной задачи. Жмём на кнопку «Начать учёт моего времени».

У нас запустился таймер по задаче. Допустим, через какое-то время мы останавливаем выполнение задачи, но не завершаем ее. Предположим, конец рабочего дня и завтра нужно будет продолжить. Жмем на паузу.

Далее во вкладке “Время” добавляем комментарий — указываем, что конкретно делал сотрудник по данной задаче.

Таким образом каждый подход к задаче четко фиксируется по продолжительности и добавляются комментарии, на что именно было затрачено рабочее время.

Далее сотрудник закрывает задачу, нажав на кнопку «Завершить».

После этого ответственному по задаче «Техническое задание» необходимо загрузить в папку файл техзадания, получить ссылку и прикрепить её в комментарии с указанием постановщика задачи.

Ссылку на документ можно прикреплять сразу ко всей папке «Техническое задание».

Далее вставляем эту ссылку в комментарий с указанием постановщика задания.

Вот в таком формате выглядит задача у постановщика.

Переходим по ссылке, смотрим файл. Допустим, при разработке технического задания постановщик задачи принимает решение, что необходимо разработать вместо двух сцен ещё и третью. В таком случае пишем комментарий с правками и жмём на кнопку «Доделать».

В итоге выполнение задачи возобновилось.

Жмем на кнопку «Начать учёт моего времени».

После того как все правки по ТЗ выполнены, нажимаем «Завершить” и комментируем во вкладке “Время» подход к задаче.

Далее в папку проекта «Техническое задание» перезаливаем новый файл с ТЗ.

Для удобства работы с документами на диске Битрикс24 необходимо активировать свой Google аккаунт. В таком случае редактировать документы можно прямо из браузера, не скачивая их себе на компьютер.

Итак. Мы отредактировали документ из браузера и завершили работу по правкам. Указываем это в комментариях под задачей.

Постановщик проверил работу и принял ее, нажав на кнопку «Принять”. В таком случае задача переходит в статус “Завершена».

В личном плане исполнителя передвигаем карточку в стадию «Выполнены».

Эту карточку необходимо перетаскивать на протяжении всего рабочего процесса по стадиям, которые являются рабочим пространством сотрудника.

Далее разберём и настроим рабочее пространство сотрудника. В представлении задач в формате «Мой план» имеется в виду, что каждый сотрудник настраивает рабочее пространство лично под себя. В колонках отображаются стадии работы. Рабочее пространство должно быть настроено у каждого сотрудника в строгом порядке.

Предположим, у нас есть специалист с должностью «архитектор». Настроим его рабочее пространство в Битрикс24.

Так как сотрудник выполняет производственную часть работы, логично, что в его процессах продвижение работы стоит показывать в процентах.

Первая колонка будет называться «Новые». В нее будут попадать все новые задачи.

Следующие колонки:

• 0 — 10% (означает, что работа выполнена от 0 до 10%)
• 30% (означает, что работа по задачам в данной колонке выполнена на 30%)
• 50%
• 70%
• 90%
• На проверке
• Закрытые задачи
• Чтобы добавить новую колонку, необходимо нажать на «+».

Итого для данного сотрудника имеется следующее рабочее пространство:

Его может посмотреть администратор портала Битрикс24.

Для этого необходимо перейти на страницу профиля нужного сотрудника, войти во вкладку «Задачи».

Таким образом всегда легко увидеть, в каком процессе находится любая задача у сотрудника. Посмотреть задачи также можно с помощью фильтра, но он просто покажет, какие задачи в работе, а процесс выполнения не отразит. В рабочем пространстве можно увидеть более детальную картину рабочей среды ваших сотрудников.

Помимо представления «Мой план”, в системе также имеется представление в формате “Канбан».

Разница в том, что первый настраивается индивидуально под каждого сотрудника, а второй — под проект или группу. Канбан в Битрикс24 — очень полезный инструмент для руководителей проекта и для сотрудников с управленческими должностями.

Перейдем во вкладку “Канбан” в группе “Дом на набережной” и настроим стадии с позиции руководителя проекта — тем же способом, что “Мой план”.

Для данной группы будут следующие стадии:

• новые задачи
• техническое задание
• autocad
• 3D max
• Post production
• закрыто и реализовано

Таким образом руководитель проекта разбивает проект на определенные стадии (исходя из методологии SCRUM). И всегда имеется визуальное представление, на каком этапе какие задачи выполняются.

В данный момент мы завершили работу по задаче «Техническое задание» и положили файл в одноименную папку, которая привязана к группе.

Далее ставим задачу «Разработка проекта в Autocad».

В описании задачи указываем следующее: «Необходимо разработать чертеж на основании технического задания (прикрепляем ссылку на папку “ТЗ”)».

И вставляем данную ссылку в описание задачи.

Далее в описании указываем, что результат работы необходимо положить в папку «Чертежи», и вставляем ссылку на папку в диске группы.

Указываем ответственного по задаче, назначаем deadline. Обязательно ставим галочку на «Учёт времени»!

Теперь задача появилась в рабочем канбане руководителя проекта. Перетаскиваем её в колонку Autocad.

Далее откроем браузер ответственного по задаче архитектора.

Задача попала в колонку «Новые».

После завершения работы над задачей архитектор жмёт на кнопку «Завершить” и кладёт файл dwg в папку “Чертежи», как и указано в описании к задаче.

И пишет комментарий о выполнении задачи с указанием постановщика.

И передвигает в своём плане задачу на этап «На проверке».

После того как постановщик принимает данную задачу, передвигаем её на этап «Завершенные задачи».

Далее по тому же принципу ставим и работаем с задачами по 3D Max и Post Production. Важно отметить, что все задачи ставятся последовательно, так как каждая служит началом для следующей.

На основании брифа разрабатывается техническое задание.

По ТЗ — чертёж.

На основании чертежа разрабатывается 3D-модель.

После 3D-модели ведется работа по завершению проекта — Post Production.

Итого в канбане проекта/группы имеется следующее представление:

По завершении проекта все задачи имеют следующий вид:

В рамках данного кейса мы показали лишь часть процесса внедрения Битрикс24 с целью создания виртуального предприятия, которое функционирует без привязки к какой-либо географической точке.

Делая краткое резюме по управлению проектами в Битрикс24, можно указать следующее:

• По каждому проекту создается отдельная группа/проект. Туда входят сотрудники, которые будут принимать участие в работе, включая самого заказчика.

Группа/проект обладает следующими функциями:

• Задачи. Создаются в рамках данной группы/проекта.
• Календарь. В него вносятся все события, связанные с проектом.
• Диск. Единая документационная база по проекту с правами доступа.
• Фото. Создание фотогалереи для проекта.
• Чат. К нему имеют доступ лишь участники группы-проекта.
• Wiki. База знаний проекта. Информация, связанная с проектом. Регламент работы и другое.

Далее была внедрена методология управления проектами SCRUM в Битрикс24:

• Настроен канбан для руководителя проекта. Отображает все стадии проекта.
• “Мой план” — персональная настройка рабочего пространства для каждого сотрудника.

Организована правильная работа по задачам. У каждой задачи имеется постановщик и ответственный. Она привязана к определенной группе/проекту. У нее имеются сроки выполнения. Каждый подход к задаче строго фиксируется по времени.

В итоге мы получили единое информационное пространство по каждому проекту, в котором полностью отображается информация со всей историей и коммуникациями.

Каждый сотрудник видит свои задачи в рамках группы и всю необходимую документацию по каждой задаче.

Результаты в цифрах

• Открытие офиса по 3D-моделированию (регионы): годовая аренда офиса площадью 50 кв. м при условии стоимости 1 кв. м 650 руб. = 650 * 500 = 32 500 (в месяц). 32 500 * 12 (месяцев) = 390 000 руб. в год.
• Оплата интернета в месяц в среднем (регионы):5 500 руб. в месяц. 5 500 *12 (месяцев) = 66 000 руб. в год.
• Оплата прочих расходов в месяц (бумага для принтера, чай, кофе, вода): 1 200 руб. в месяц. 1 200 * 12 (месяцев) = 14 400 руб. в год.
• Покупка компьютерной техники для 3D моделирования:

*Компьютеры для 3D-моделирования стоят значительно дороже, чем техника под другие операционные задачи. Для моделирования требуется высокая мощность системы и минимум два монитора на каждый компьютер. Стоимость одного рабочего места с 2 мониторами (усредненный показатель) — 240 000 рублей. компания из 6 сотрудников: 240 000 * 6 = 1 млн 440 тыс. руб.

Итого: открытие компании с локальным офисом 390 000 (аренда офиса в год) + 66 000 (интернет в год) + 14 000 (мелкие расходы) + 1 440 000 (компьютерная техника) = 1 910 000 рублей.

• Открытие виртуальной компании с помощью Битрикс24:

Покупка лицензии по тарифу «Компания» сроком на 1 год: = 119 880 рублей.

Внедрение Битрикс24 в рамках пакета CRM + (единоразовый платёж) = бесплатно. Клиент покупал через нас лицензию Битрикс 24 по тарифу «Компания» (без переплаты), по нашим условиям пакет CRM мы предоставляем бесплатно.

Внедрение методологии управления проектами в Битрикс24 = 32 часа. 2 500 руб./час = 80 000 рублей.

Персональное обучение сотрудников работы с системой Битрикс24 = 42 часа. 2 500 руб./час = 105 000 рублей.

• Итого открытие виртуальной компании:

119 880 (лицензия за год) + 80 000 (внедрение методологии управления) + 105 000 (интенсивное обучение) = 304 880 рублей. * Значительная экономия достигается за счёт отсутствия необходимости покупать компьютерную и прочую офисную технику.

• Разница в цифрах:

1 910 000 (открытие локальное) — 304 880 (открытие виртуальное) = 1 605 120 рублей.Экономия более полутора миллиона рублей при открытии!Ежегодная экономия на аренде офиса — 390 000 рублей.