По статистике не более 10% стартапов «выстреливают». Чтобы повысить шансы на успех, важно минимизировать накладные расходы. Сегодня мы расскажем, как сэкономили компании, оказывающей услуги по 3D-моделированию, 1 605 120 рублей на открытие и содержание бизнеса.
Клиент и задачи
К нам обратились несколько специалистов по 3D-графике, которые уже около 8 лет работают в этом направлении и решили открыть свою компанию. На первоначальном этапе речь шла только о покупке лицензии Битрикс24 и настройке CRM.
Аналитика выявила, что система будет использоваться для управления не только взаимоотношениями с клиентами, но и проектами в целом. Мы предложили решение по созданию единого информационного пространства, чтобы работа с проектами была максимально прозрачна — начиная от поступления заявки и заканчивая подписанием акта выполненных работ.
В первую очередь для клиентов мы решили внедрить методологию управления проектами Scrum. А также настроить правильную работу с задачами и проектами в системе Битрикс24.
В регламенте компании прописан следующий порядок работ:
- При выполнении нового заказа изначально разрабатывается техническое задание. Его готовит менеджер проекта. Согласовывает работу в первую очередь арт-директор компании, а потом уже клиент.
- На основании технического задания разрабатывается макет (чертёж) в программе Autocad, который также согласовывается с арт-директором.
- Далее на основании чертежа создается полноценная 3D-модель, поступает на согласование арт-директору и менеджеру проекта.
- Последний этап — Post Production, или конечная стадия обработки продукта.
- Готовая работа отправляется заказчику.
Также необходимо вести в едином информационном пространстве всю документацию по проекту.
Решение
Теперь рассмотрим, как данный регламент работ реализован в Битрикс24.
При поступлении заказа в компанию, прежде всего, создаётся новый проект.
Он имеет тип «Внешний проект», так как в него можно приглашать сотрудников со стороны заказчика. Это позволит вести проект в едином информационном пространстве не только в рамках компании, но и в рамках взаимосвязей с клиентом.
Далее при создании проекта осуществляются следующие настройки: необходимо указать руководителя проекта и пригласить всех сотрудников, которые будут в нём участвовать (архитекторы, дизайнеры, арт-директор).
В поле «Пригласить внешних пользователей» необходимо выслать приглашение по e-mail для заказчика, чтобы ответственные лица со стороны клиента также участвовали в проекте.
В проекте указываются сроки — Deadline.
Далее необходимо произвести более детальные настройки нового проекта в Битрикс24.
Только что мы создали внешний проект и сделали все необходимые настройки:
Рассмотрим по отдельности каждый раздел созданного проекта.
Начнем с раздела Wiki. Он служит для хранения информации: технических требований проекта, регламента работ и прочего. Для примера мы занесем в Wiki регламент работ по проекту.
Теперь, когда участник проекта перейдёт во вкладку Wiki, у него сразу откроется регламент работ по проекту.
Далее разберём вкладку «Диск».
Диск — это место, где будет храниться вся документация с рабочими файлами именно по данному проекту.
Создадим несколько папок:
Первая папка — “Договоры”.
После того как мы создали папку, необходимо настроить права доступа к ней.
К данной папке доступ будет иметь руководитель проекта и генеральный директор.
С помощью кнопки «Добавить ещё» добавляем необходимых пользователей и выбираем для них права доступа.
Далее добавим файл «Договор на техническое задание» в папку договора.
Выбираем файл на персональном ПК и добавляем в папку.
Теперь договор находится в проекте «Дом на набережной» и загружен в диск проекта в папку договора. На данный файл также можно сделать публичную ссылку и просматривать его онлайн без скачивания на ПК.
В эту папку руководителю проекта нужно будет загружать все документы, относящиеся к договорам (договоры, акты, счета).
Далее создадим папку с названием «Чертежи».
В нее архитектор будет выкладывать свои работы в формате dwg (Autocad).
Данную папку также может просматривать сам заказчик, поэтому в дальнейшем нет необходимости пересылать на почту клиента все работы. У него всегда есть доступ к материалам, за которые он заплатил.
Затем создадим папку с названием «3D Max».
В ней будут храниться проекты, сделанные в 3D-модели.
Следующая папка — “Техническое задание”.
В ней должны храниться документы, связанные с техническим заданием. Архитектор проекта и 3D-специалист всегда могут найти в данной папке любые уточняющие материалы по проекту.
И последняя папка имеет название Post Production.
В ней хранятся законченные выполненные проекты.
В итоге в проекте имеется полная документальная база со всеми юридическими документами и выполненными работами.
В календарь необходимо заводить все события, связанные с данным проектом.
Например:
Проведение онлайн-встречи с заказчиком.
Добавим в календарь событие под названием «Онлайн-встреча».
В данное событие добавляем всех участников встречи.
Любые коллективные мероприятия и обсуждения проекта всегда должны заноситься в календарь проекта.
В личные календари участников события также будет внесена запись.
Далее разберём одну из самых важных вкладок — “Задачи”.
В задачах ведутся все работы, связанные с проектами. Так как в компании используется методология SCRUM, работа по проекту разбивается на N количество этапов.
Первый — это разработка технического задания. Ответственный за неё — руководитель проекта. Работу принимает заказчик, которого мы ранее добавили в данную группу. Техническое задание разрабатывается на основании брифа. Он должен быть добавлен в папку “Техническое задание”.
Настройки задачи.
Заголовок: Техническое задание
Описание: Файл ТЗ (в слово «файл” вставляем ссылку на документ брифа из папки “Техническое задание»)
Далее выставляем следующие настройки:
Обязательно указываем крайний срок!
Далее привязываем к задаче компанию-заказчика из CRM и ставим галочку в строке «Учёт рабочего времени».
Только что мы создали задачу в рамках проекта. Теперь, если мы зайдем во вкладку «Задачи”, то можем увидеть данную задачу в представлении списка. Далее мы настроим рабочее пространство для руководителя проекта в формате “Мой план».
“Мой план” — персональный канбан для каждого сотрудника, который настраивается индивидуально исходя из специфики должностных обязанностей.
Данные стадии настраиваются с помощью иконки «+».
У руководителя проекта следующие стадии работы:
- новые задачи
- в работе
- на утверждении
- выполнены
Перенесем данные стадии в Битрикс24.
По умолчанию все новые задачи попадают на стадию «Новые».
Далее карточку задачи можно двигать на следующие стадии.
Приступим к выполнению ранее поставленной задачи. Жмём на кнопку «Начать учёт моего времени».
У нас запустился таймер по задаче. Допустим, через какое-то время мы останавливаем выполнение задачи, но не завершаем ее. Предположим, конец рабочего дня и завтра нужно будет продолжить. Жмем на паузу.
Далее во вкладке “Время” добавляем комментарий — указываем, что конкретно делал сотрудник по данной задаче.
Таким образом каждый подход к задаче четко фиксируется по продолжительности и добавляются комментарии, на что именно было затрачено рабочее время.
Далее сотрудник закрывает задачу, нажав на кнопку «Завершить».
После этого ответственному по задаче «Техническое задание» необходимо загрузить в папку файл техзадания, получить ссылку и прикрепить её в комментарии с указанием постановщика задачи.
Ссылку на документ можно прикреплять сразу ко всей папке «Техническое задание».
Далее вставляем эту ссылку в комментарий с указанием постановщика задания.
Вот в таком формате выглядит задача у постановщика.
Переходим по ссылке, смотрим файл. Допустим, при разработке технического задания постановщик задачи принимает решение, что необходимо разработать вместо двух сцен ещё и третью. В таком случае пишем комментарий с правками и жмём на кнопку «Доделать».
В итоге выполнение задачи возобновилось.
Жмем на кнопку «Начать учёт моего времени».
После того как все правки по ТЗ выполнены, нажимаем «Завершить” и комментируем во вкладке “Время» подход к задаче.
Далее в папку проекта «Техническое задание» перезаливаем новый файл с ТЗ.
Для удобства работы с документами на диске Битрикс24 необходимо активировать свой Google аккаунт. В таком случае редактировать документы можно прямо из браузера, не скачивая их себе на компьютер.
Итак. Мы отредактировали документ из браузера и завершили работу по правкам. Указываем это в комментариях под задачей.
Постановщик проверил работу и принял ее, нажав на кнопку «Принять”. В таком случае задача переходит в статус “Завершена».
В личном плане исполнителя передвигаем карточку в стадию «Выполнены».
Эту карточку необходимо перетаскивать на протяжении всего рабочего процесса по стадиям, которые являются рабочим пространством сотрудника.
Далее разберём и настроим рабочее пространство сотрудника. В представлении задач в формате «Мой план» имеется в виду, что каждый сотрудник настраивает рабочее пространство лично под себя. В колонках отображаются стадии работы. Рабочее пространство должно быть настроено у каждого сотрудника в строгом порядке.
Предположим, у нас есть специалист с должностью «архитектор». Настроим его рабочее пространство в Битрикс24.
Так как сотрудник выполняет производственную часть работы, логично, что в его процессах продвижение работы стоит показывать в процентах.
Первая колонка будет называться «Новые». В нее будут попадать все новые задачи.
Следующие колонки:
- 0 — 10% (означает, что работа выполнена от 0 до 10%)
- 30% (означает, что работа по задачам в данной колонке выполнена на 30%)
- 50%
- 70%
- 90%
- На проверке
- Закрытые задачи
- Чтобы добавить новую колонку, необходимо нажать на «+».
Итого для данного сотрудника имеется следующее рабочее пространство:
Его может посмотреть администратор портала Битрикс24.
Для этого необходимо перейти на страницу профиля нужного сотрудника, войти во вкладку «Задачи».
Таким образом всегда легко увидеть, в каком процессе находится любая задача у сотрудника. Посмотреть задачи также можно с помощью фильтра, но он просто покажет, какие задачи в работе, а процесс выполнения не отразит. В рабочем пространстве можно увидеть более детальную картину рабочей среды ваших сотрудников.
Помимо представления «Мой план”, в системе также имеется представление в формате “Канбан».
Разница в том, что первый настраивается индивидуально под каждого сотрудника, а второй — под проект или группу. Канбан в Битрикс24 — очень полезный инструмент для руководителей проекта и для сотрудников с управленческими должностями.
Перейдем во вкладку “Канбан” в группе “Дом на набережной” и настроим стадии с позиции руководителя проекта — тем же способом, что “Мой план”.
Для данной группы будут следующие стадии:
- новые задачи
- техническое задание
- autocad
- 3D max
- Post production
- закрыто и реализовано
Таким образом руководитель проекта разбивает проект на определенные стадии (исходя из методологии SCRUM). И всегда имеется визуальное представление, на каком этапе какие задачи выполняются.
В данный момент мы завершили работу по задаче «Техническое задание» и положили файл в одноименную папку, которая привязана к группе.
Далее ставим задачу «Разработка проекта в Autocad».
В описании задачи указываем следующее: «Необходимо разработать чертеж на основании технического задания (прикрепляем ссылку на папку “ТЗ”)».
И вставляем данную ссылку в описание задачи.
Далее в описании указываем, что результат работы необходимо положить в папку «Чертежи», и вставляем ссылку на папку в диске группы.
Указываем ответственного по задаче, назначаем deadline. Обязательно ставим галочку на «Учёт времени»!
Теперь задача появилась в рабочем канбане руководителя проекта. Перетаскиваем её в колонку Autocad.
Далее откроем браузер ответственного по задаче архитектора.
Задача попала в колонку «Новые».
После завершения работы над задачей архитектор жмёт на кнопку «Завершить” и кладёт файл dwg в папку “Чертежи», как и указано в описании к задаче.
И пишет комментарий о выполнении задачи с указанием постановщика.
И передвигает в своём плане задачу на этап «На проверке».
После того как постановщик принимает данную задачу, передвигаем её на этап «Завершенные задачи».
Далее по тому же принципу ставим и работаем с задачами по 3D Max и Post Production. Важно отметить, что все задачи ставятся последовательно, так как каждая служит началом для следующей.
На основании брифа разрабатывается техническое задание.
По ТЗ — чертёж.
На основании чертежа разрабатывается 3D-модель.
После 3D-модели ведется работа по завершению проекта — Post Production.
Итого в канбане проекта/группы имеется следующее представление:
По завершении проекта все задачи имеют следующий вид:
В рамках данного кейса мы показали лишь часть процесса внедрения Битрикс24 с целью создания виртуального предприятия, которое функционирует без привязки к какой-либо географической точке.
Делая краткое резюме по управлению проектами в Битрикс24, можно указать следующее:
- По каждому проекту создается отдельная группа/проект. Туда входят сотрудники, которые будут принимать участие в работе, включая самого заказчика.
Группа/проект обладает следующими функциями:
- Задачи. Создаются в рамках данной группы/проекта.
- Календарь. В него вносятся все события, связанные с проектом.
- Диск. Единая документационная база по проекту с правами доступа.
- Фото. Создание фотогалереи для проекта.
- Чат. К нему имеют доступ лишь участники группы-проекта.
- Wiki. База знаний проекта. Информация, связанная с проектом. Регламент работы и другое.
Далее была внедрена методология управления проектами SCRUM в Битрикс24:
- Настроен канбан для руководителя проекта. Отображает все стадии проекта.
- “Мой план” — персональная настройка рабочего пространства для каждого сотрудника.
Организована правильная работа по задачам. У каждой задачи имеется постановщик и ответственный. Она привязана к определенной группе/проекту. У нее имеются сроки выполнения. Каждый подход к задаче строго фиксируется по времени.
В итоге мы получили единое информационное пространство по каждому проекту, в котором полностью отображается информация со всей историей и коммуникациями.
Каждый сотрудник видит свои задачи в рамках группы и всю необходимую документацию по каждой задаче.
Результаты в цифрах
- Открытие офиса по 3D-моделированию (регионы): годовая аренда офиса площадью 50 кв. м при условии стоимости 1 кв. м 650 руб. = 650 * 500 = 32 500 (в месяц). 32 500 * 12 (месяцев) = 390 000 руб. в год.
- Оплата интернета в месяц в среднем (регионы):5 500 руб. в месяц. 5 500 *12 (месяцев) = 66 000 руб. в год.
- Оплата прочих расходов в месяц (бумага для принтера, чай, кофе, вода): 1 200 руб. в месяц. 1 200 * 12 (месяцев) = 14 400 руб. в год.
- Покупка компьютерной техники для 3D моделирования:
*Компьютеры для 3D-моделирования стоят значительно дороже, чем техника под другие операционные задачи. Для моделирования требуется высокая мощность системы и минимум два монитора на каждый компьютер. Стоимость одного рабочего места с 2 мониторами (усредненный показатель) — 240 000 рублей. компания из 6 сотрудников: 240 000 * 6 = 1 млн 440 тыс. руб.
Итого: открытие компании с локальным офисом 390 000 (аренда офиса в год) + 66 000 (интернет в год) + 14 000 (мелкие расходы) + 1 440 000 (компьютерная техника) = 1 910 000 рублей.
- Открытие виртуальной компании с помощью Битрикс24:
Покупка лицензии по тарифу «Компания» сроком на 1 год: = 119 880 рублей.
Внедрение Битрикс24 в рамках пакета CRM + (единоразовый платёж) = бесплатно. Клиент покупал через нас лицензию Битрикс 24 по тарифу «Компания» (без переплаты), по нашим условиям пакет CRM мы предоставляем бесплатно.
Внедрение методологии управления проектами в Битрикс24 = 32 часа. 2 500 руб./час = 80 000 рублей.
Персональное обучение сотрудников работы с системой Битрикс24 = 42 часа. 2 500 руб./час = 105 000 рублей.
- Итого открытие виртуальной компании:
119 880 (лицензия за год) + 80 000 (внедрение методологии управления) + 105 000 (интенсивное обучение) = 304 880 рублей. * Значительная экономия достигается за счёт отсутствия необходимости покупать компьютерную и прочую офисную технику.
- Разница в цифрах:
1 910 000 (открытие локальное) — 304 880 (открытие виртуальное) = 1 605 120 рублей.Экономия более полутора миллиона рублей при открытии!Ежегодная экономия на аренде офиса — 390 000 рублей.