Как в 3 раза ускорить закрытие вакансий и контролировать рекрутинг

Задачи

Стало понятно: надо что-то менять.

Мы начали с составления списка первоочередных задач:

1. Уменьшить длительность цикла работы с соискателем
2. Увеличить производственную мощность HR-департамента: обрабатывать больше резюме, проводить больше собеседований
3. Ускорить принятие решений и закрытие вакансий

Ситуацию осложняло отсутствие единого центра хранения и обработки информации. Резюме собирались в базе на сервере. Просмотреть их с телефона или с компьютера вне офиса было нельзя. Информация о соискателях заносилась в CRM, но не систематически, к тому же карточка кандидата в системе никак не связывалась с резюме из базы.

Основным источником информации был блокнот рекрутера. В нем хранились все тайны вселенной: контакты соискателей, рекомендации, результаты собеседований, впечатления рекрутера от кандидата... Только без владельца блокнота получить эти сведения и тем более разобраться в них было практически невозможно. Если рекрутер болел, уходил в отпуск, отсутствовал по другой причине, поиск персонала останавливался. Меня такая ситуация не устраивала.

Идея

Мы подключили к процессу наших аналитиков. Те составили список этапов, через которые проходит соискатель в цикле найма:

1. Валидация — оценка соответствия кандидата первичным требованиям и готовности к дальнейшему общению
2. Проверка рекомендаций
3. Первое собеседование или собеседование-знакомство
4. Выполнение тестового задания и/или предоставление портфолио
5. Техническое собеседование (проверка профессионального уровня соискателя с участием технического специалиста)
6. Решение и подготовка предложения
7. Итоговое собеседование
8. Вводный период и адаптация

По большому счету, взаимодействие с соискателем ничем не отличается от процесса продажи. То есть это обычная сделка, в которой участвует две стороны: компания и кандидат.

Решение

Мы оптимизировали обе составляющие HR-процессов: и техническую (разработали HRM-модуль), и операционную (внедрили в HR-процессы элементы SCRUM).

Разработка HRM-модуля для корпоративной CRM- и ERP-системы Битрикс24

По сути, мы просто взяли базовый функционал Битрикс24 и перенастроили его под себя, добавив в процессе несколько полезных фич.

Все кандидаты теперь заносятся в CRM. Это позволило нам создать базу данных кандидатов с подробной информацией о каждом из них.

Чтобы наглядно видеть весь процесс, настроили вот такие сущности:

Контакт. Для каждого соискателя создается карточка с подробной информацией: ФИО, дата рождения, фотография, место проживания, контакты, ссылки на резюме и профили в соцсетях.

Отдельно указываем канал привлечения кандидата и уточняющую информацию (например: рекомендация сотрудника или мероприятие). Это позволяет анализировать источники лидов и эффективно управлять бюджетами на рекрутинг.

Каждый кандидат проходит последовательно через все стадии и доходит до этапа «Прием на работу», либо на какой-то из стадий сделка закрывается с указанием причины.

Сделка. Поля кастомизированы под нас: можно указать грейд, команду, специализацию. В сделку добавляется руководитель подразделения, куда нужен новый сотрудник, и наблюдатели — менеджеры и специалисты, участвующие в процессе рекрутинга. Все, что происходит с кандидатом, отражается в сделке: даты и результаты собеседований, запись телефонных переговоров, переписка, результаты проверки тестовых заданий. Этапы работы с соискателями из списка выше оформляются в виде канбан-доски, по которой двигаются сделки с соискателями. Сразу видно, сколько кандидатов мы сейчас рассматриваем и на каком этапе находится каждый из них.

Все сделки можно отфильтровать по специализации: разработчики, верстальщики, дизайнеры, интернет-маркетологи, руководители проекта и так далее.

Портрет. В базовом функционале Битрикс24 сейчас появился инструмент с таким же названием, но у нас был инструмент «Портрет» еще до того, как это стало мейнстримом. Это простая форма, заполненные поля выводятся в виде таблицы.

Заполняют «Портрет» все участники процесса рекрутинга. В качестве штрихов к портрету можно добавить резюме, портфолио, рекомендации, навыки и опыт, причины поиска работы, мотиваторы и интересы, возможный срок выхода на работу, ожидания по зарплате и условиям труда, перспективы и многое другое.

Это позволяет хранить всю информацию о соискателе в одном месте (и это место — не блокнот рекрутера). Доступ к портрету есть у всех участников процесса в любое время суток из любой точки земного шара. А еще им удобно пользоваться как шпаргалкой при собеседовании.

Что мы автоматизировали и чем это нам помогло

Мы успешно автоматизировали четыре этапа работы с соискателями:

• Автоматическое добавление в календарь Битрикс24 события (собеседование). Простое решение, которое экономит время рекрутера.
• Автоматическое создание задачи по проверке тестового задания, выполненного кандидатом. Когда сделка переходит на соответствующую стадию, создается задача с нужным исполнителем и информацией из сделки. Выполненное тестовое задание сохраняется на диске, а не в личных папках.

В той же задаче фиксируется оценка специалиста, которую рекрутер потом переносит в «Портрет».

• Автоматическое создание задачи по подготовке предложения для соискателя. Задача создается автоматически, но сейчас мы отказались от этого функционала и заносим все в «Портрет»: так быстрее и удобнее.
• Автоматическое создание задачи по приему на работу (подготовка рабочего места, аккаунты в корпоративных системах, оформление документов). Позволяет координировать работу всех исполнителей.

Всего на доработку функционала CRM ушло около 20 часов. Решение выглядит простым, но экономит массу времени и сил. Понимаешь это только в сравнении, когда все идет по накатанной, без лихорадочных поисков информации, бесконечных переписок в чатах и выдергивания сотрудников из рабочих процессов для решения экстренных вопросов.

Перестроили управление процессом найма на недельные спринты с ретроспективой по вторникам

Раньше планерки с рекрутером проводились нерегулярно, растягивались на три часа и выглядели как допрос с пристрастием — особенно когда срочно требовалась информация по кандидатам. Данные часто терялись, вопросы не решались оперативно. Многие соискатели не дожидались нашего ответа и уходили в другие компании.

Было

Мы разбили процесс рекрутинга на недельные спринты. По вторникам проводим ретроспективы с руководителями команд и HR-менеджером. Он отчитывается о важных событиях прошедшей недели, мы актуализируем список вакансий и обсуждаем кандидатов. Продолжительность встречи ограничили двумя часами. Оперативные вопросы решаются онлайн, так как вся информация открыта в CRM для заинтересованных участников.

Стало

Такой подход сделал процесс рекрутинга более организованным и эффективным. Мы обсуждаем накопившиеся вопросы регулярно, а не тогда, когда уже все горит.

Результаты

• В 3-4 раза выросло число закрываемых за месяц вакансий. Пока наш рекорд — 14 соискателей за месяц.
• На треть (с 1,5 до 1 месяца) сократился цикл найма. Время рекрутера и всех остальных участников процесса тратится более рационально, решения принимаются быстрее.
• В 2 раза увеличилось количество сотрудников нашей компании за год, мы приняли на работу 64 отличных специалиста. Бизнес-задача по масштабированию выполнена.

Мы получили массу преимуществ после внедрения:

1. Процесс рекрутинга стал проще, быстрее и эффективнее. Мы больше не тратим кучу времени на выяснение разных страшно важных вопросов, а можем заниматься своими делами.
2. Все заинтересованные участники имеют доступ к информации о вакансиях и соискателях, могут ее просматривать и добавлять в любое время суток.
3. Четко видна история взаимодействия с каждым кандидатом и ее финал.
4. Рекрутинг ведется в режиме онлайн, без постоянных очных встреч участников процесса.
5. Информация собирается в одном месте и к ней можно обратиться в любое время. Например, при повторном отклике кандидата на другую вакансию мы быстро сможем вспомнить, когда его рассматривали и с какими результатами.

И главное — поиск и отбор персонала стал управляемым. Он больше не вносит хаос в процессы и не приводит к неконтролируемому расходу ресурсов. Вакансии закрываются в плановом режиме, а наши проекты обеспечены кадрами.

Наше решение подойдет вам, если:

1. Вы хотите быстро и безболезненно выстроить процесс рекрутинга
2. Вы хотите тратить на рекрутинг меньше времени и денег
3. Вы хотите контролировать работу рекрутера и быть в курсе происходящего 24\7